Uw werkdag productief indelen, zo lukt het wel

De meeste mensen starten hun werkdag vol goede moed. Ze beginnen energiek aan hun ambitieuze to-do list, maar al snel krijgt de waan van de dag grip op de productiviteit: vergaderingen, e-mails, vragen van collega’s en telefoontjes die langer duren dan verwacht krijgen de overhand. Voor u het weet is de werkdag alweer voorbij en verlaat u het kantoor met een verslagen gevoel omdat u niet gedaan heeft wat er op de planning stond. Maar dat kan ook anders! Met prioriteren, focus en energie komt u een heel eind. In dit artikel vertellen we hoe.

1. Kies de juiste taken om aan te werken
Er is een simpele 2×2 matrix vernoemd naar de Amerikaanse president Eisenhower die u kan helpen om te prioriteren. Een beroemde uitspraak van Eisenhower luidt: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Misschien maakt u al to-do lijstjes waarin u onderscheid maakt tussen belangrijke en niet belangrijke to-do’s, maar de combinatie urgente en belangrijke to-do’s is een groot verschil aan de Eisenhower matrix. Die gaat er dus van uit dat er twee soorten to-do’s zijn:

Zoals u kunt zien in de illustratie hierboven, bestaat de matrix uit vier boxen. De bovenste rij zijn de belangrijke taken en de linkerrij de urgente. Besteed ‘s ochtends een paar minuten om de to-do’s van die dag in één van de vier boxen te verdelen. Hiermee voorkomt u dat u heel veel tijd kwijt bent met taken die niet urgent of belangrijk zijn.

De taken met het stempel urgent, maar niet belangrijk zijn vaak de to-do’s die stress opleveren. Het zijn zaken als mailtjes van collega’s en anderen in uw netwerk beantwoorden, vergaderingen plannen of reageren op de welbekende FYI mailtjes. Dit soort taken houden ons zo bezig dat we vrijwel nooit tijd overhouden voor de belangrijke, maar niet urgente taken. Dit zijn vaak taken zonder duidelijke deadline, waardoor het makkelijk is om ze vooruit te schuiven. Het kan bijvoorbeeld gaan over het maken van planningen voor de lange termijn, branding of de ontwikkeling van personeel. En hoewel ze misschien niet urgent zijn, is constant uitstellen van dit soort to-do’s waarschijnlijk ook geen al te best idee.

2. Blok tijd voor taken waarbij focus nodig is
In een tijdperk waarin we onze smartphones ongeveer 150 keer per dag checken, staat onze creativiteit én denkvaardigheid onder druk. Daarom is het belangrijk om tijd te blokken om gefocust en zonder onderbrekingen aan een taak te kunnen werken. Idealiter zelfs met bijvoorbeeld een out-of-office melding op uw mailbox en uw telefoon op voicemail. Ook een opgeruimd bureau helpt hier aan mee.  Lukt het vanwege uw functie echt niet om bijvoorbeeld een hele of een halve dag afgezonderd te werken aan een belangrijke taak? Probeer dan eens de Pomodoro-techniek uit. Kort gezegd houdt het in dat u 25 minuten onafgebroken aan een taak werkt en vervolgens een korte pauze van vijf minuten houdt. Dit kunt u herhalen zo vaak u wilt.

3. Eat that frog!
Waarschijnlijk kent u het wel, die to-do die al een tijdje op uw lijstje staat en die u maar steeds vooruitschuift. Die taak noemt timemanagement-expert Brian Tracy in zijn boek de spreekwoordelijke kikker en voor uw productiviteit is het belangrijk om die maar zo snel mogelijk ‘op te eten’. Door uzelf de gewoonte aan te leren dat u belangrijke taken direct aan het begin van de de dag oppakt, krijgt uw productiviteit een boost. Hierdoor begint u de dag goed en dat positieve gevoel neemt u de rest van de werkdag met u mee.

Zodra de ‘kikker’ weg is, is de weg vrij om de rest van de taken op uw lijst één voor één af te vinken. Stel uzelf na het afronden van een taak elke keer weer de vraag: waar kan ik mijn waardevolle tijd nu het best aan besteden?

Deze drie strategieën helpen u om controle over uw werkdag én takenlijst te houden.