Zo blijft u gefocust op uw werk

Iedereen heeft ze wel eens: dagen waarop de to-do lijst zo eindeloos lang is dat er geen eind aan lijkt te komen. En natuurlijk komt er ook regelmatig een collega checken hoe het staat met project A, terwijl een andere collega u constant belt over de status van contract B. Hoe zorgt u dat u gefocust blijft op uw taken, zodat u aan het eind van de werkdag tevreden terug kunt kijken op uw werkzaamheden?

Om met een geruststellend bericht te beginnen: het is normaal om afgeleid te worden van taken waar u eigenlijk mee bezig moet zijn. Elk mens heeft daar wel eens last van. U bent hard aan het werk, vastbesloten om deze opdracht voor de deadline af te ronden, als er opeens iets tussenkomt. U denkt niet na over hoe dringend deze afleiding is, maar geeft er gewoon aandacht aan. Vijf minuten, tien minuten, soms zelfs meer dan een uur! Als u eindelijk verder kunt met uw eigen werk, heeft u geen idee meer waar u gebleven was. Met als gevolg dat u eigenlijk nog méér werk moet doen, dan voor u werd afgeleid. Dit klinkt misschien extreem, maar ga maar na: in uw werksituatie gebeurt het ongetwijfeld ook! Daarom geven we u in deze blog een aantal tips en technieken waarmee u zich beter kunt focussen op uw werkzaamheden.

1. Zorg voor een afleidings-vrije computer
De meeste van ons zullen voor dagelijkse werkzaamheden op kantoor een computer nodig hebben. En die neemt ons veel overbodig werk uit handen, maar is tegelijkertijd een grote bron van afleiding. Alleen al het zoeken naar een bepaald bestand kan soms behoorlijk lang duren. Zorg er daarom voor dat u alles wat u nodig hebt om een taak te volbrengen, bij elkaar in één mapje hebt staan. Een beetje organisatie voor dat u aan een taak begint, zorgt ervoor dat u gefocust kunt werken. Nu schuilen er in die computer natuurlijk nog veel meer afleidingen. Waarvan het internet waarschijnlijk de grootste is. Heeft u het niet nodig? Zet het internet dan uit. Is het voor uw werkzaamheden wel noodzakelijk om op het internet te kunnen? Dan kunt u met een websiteblocker heel gemakkelijk bepaalde websites tijdelijk ontoegankelijk maken voor uzelf.

2. Maak dagelijkse to-dolijstjes en prioriteer ze
Het is nuttig om te zien wat u moet doen en wat de volgende taak op uw lijstje is. Natuurlijk kunt u een app op uw telefoon of een webtool gebruiken om uw to-dolijst in bij te houden, maar dan is de kans aanwezig dat u wordt afgeleid door een berichtje wat net binnenkomt of een openstaand tabblad dat uw aandacht trekt. Schrijf daarom uw taken altijd (ook) op papier en zorg dat deze in het zicht ligt. Prioriteer altijd de taken op uw to-dolijst. ‘s Ochtends, en dan met name het eerste uur dat u werkt, bent u waarschijnlijk het meest productief. Het kan verstandig zijn om lastige, urgente of uitdagende taken als eerste in te plannen. Plan vervolgens de minder urgente taken in en sluit af met routinewerkzaamheden. Deze manier van werken zorgt ook voor minder stress, omdat u de belangrijkste taken al aan het begin van de dag afrondt.

3. Zorg voor een goed bureau en een geschikte stoel
Veel mensen vinden werken fysiek inspannend, zelfs als ze de hele dag op een bureaustoel zitten. Verlies geen kostbare tijd door een oncomfortabele bureaustoel of een verkeerd afgesteld bureau. Kies bijvoorbeeld voor een stoel met een goede ondersteuning voor uw rug en zorg ervoor dat uw bureau opgeruimd is. Op die manier wordt u niet afgeleid door pijntjes.

4. Communiceer met collega’s
9 van de 10 keer dat u gestoord wordt in uw werk, is het waarschijnlijk een collega die u ‘even’ nodig heeft. Probeer dat te voorkomen door duidelijk aan te geven wanneer u met een belangrijke taak bezig bent. Vergeet daarbij ook zeker niet te vermelden wanneer u wél gestoord mag worden voor vragen etc. In het begin is het misschien vreemd om tegen collega’s te zeggen dat ze u even niet kunnen storen. Maar naar verloop van tijd went het, zowel voor uzelf als voor uw collega’s.

5. Ruim u bureau op
Een clean desk policy is niet alleen ideaal voor een kantoor met flexwerkplekken, maar zorgt er ook voor dat u zich beter op uw werk kunt focussen. Als u te veel papieren, boeken of andere items op uw bureau heeft liggen, kan dat u afleiden van uw werk. Zorg dat u alleen die dingen op uw bureau heeft liggen die u voor de desbetreffende taak nodig heeft. Ruim al het andere op in een bureaula of een kast.

6. Wees even onbereikbaar
Naast collega’s, zijn ook mobiele telefoons een grote afleider. Zet ‘m dus uit of stop ‘m in uw tas zodra u met een belangrijke taak bezig gaat. Als u uw telefoon op uw bureau laat liggen, zult u merken dat deze u aantrekt als een magneet. Zeker als u het schermpje van uw mobiel in uw ooghoeken ziet oplichten, wordt het erg moeilijk om gefocust te blijven op het werk dat u moet verrichten.

7. Doe iets wat u leuk vindt en inspireert
Als u bezig bent met werkzaamheden die u totaal niet interesseren, bent u makkelijker afgeleid. Natuurlijk kan niet alles wat u doet leuk zijn, maar zelfs de meest saaie taken, kunt u interessanter maken. Bedenk bijvoorbeeld voordat u met een taak begint, waarom het belangrijk is dat deze taak uitgevoerd wordt. Motivatie is een heel belangrijk criteria om gefocust te blijven.

Heeft u tips die u helpen om gefocust aan de slag te kunnen én te blijven?