Waarom de to-do lijst niet werkt, maar de done lijst wel

Als u alleen een to-do lijst gebruikt, is de kans groot dat u minder productief bent dan u kunt zijn. Misschien kijkt u hiervan op. To-do lijstjes helpen toch altijd om taken op orde te krijgen én juist meer werk gedaan te krijgen? Geen paniek, to-do lijstjes zijn niet helemaal nutteloos. Maar het werkt het allerbeste om ‘m te combineren met een done lijst.

Een done lijst is een lijst waarop u alle taken bijhoudt die u al heeft gedaan. Done lijstjes geven uw to-do lijst meer perspectief en motiveren om voortgang te blijven boeken. Hoe? Dat leggen we u uit in deze blog.

Hoe kan het dat to-do lijstjes niet werken?

Het afvinken van taken werkt heel goed voor sommige projecten. Maar voor doorlopende taken en terugkerende to-do’s is deze manier van werken een stuk minder nuttig. Daarnaast zijn sommige taken al verouderd of zelfs helemaal niet meer nodig tegen de tijd dat de lunchpauze begint en dat zorgt ervoor dat een to-do lijst er aan het eind van de dag compleet anders uitziet als de taken die u daadwerkelijk gedaan heeft. Bovendien is de kans groot dat u met een to-do lijst op zoek gaat naar de kleinste taken en die als eerste afvinkt. En daardoor zult u automatisch eerst die kleinere (en vaak onbelangrijkere) taken doen, want dat afvinken, dat voelt natuurlijk wel goed. Met als resultaat dat eigenlijk alleen de kleine, onbenullige taken gedaan worden.

Een lijst met taken zorgen er ook voor dat u minder motivatie en controle heeft. De druk om de lijst af te werken kan te veel worden met als resultaat dat u zich juist gefrustreerd en schuldig voelt omdat uw taken niet zijn afgerond aan het eind van de dag. Zonder hierbij te kijken naar de zaken die op die dag wél gelukt zijn…

Met een done lijst lukt het wel

Maar, voordat u de to-do lijst helemaal schrapt, is het verstandig om u te realiseren dat een to-do lijst het begin van de weg naar een done lijst is. De taken op de to-do lijst motiveren u om aan de slag te gaan en te blijven, terwijl de done lijst u laat zien wat het effect is van al het harde werken. Door uw afgeronde taken bij te houden, motiveert u uzelf dus telkens opnieuw. Dit zijn geen ongrijpbare doelen of wishful thinking, maar echte resultaten, resultaten die energie geven omdat u iets heeft bereikt en u wilt doorgaan.

Bovendien geeft de done lijst u perspectief en inzicht, iets wat moeilijk is om alleen te krijgen van to-do lijstjes. Met deze inzichten kunt u op een realistische manier terugkijken op uw dag en bent u ook beter in staat om uw volgende dag te plannen.

De juiste balans vinden

Terwijl de takenlijst gaat over het plannen van de dag, gaat de done lijst over uitvoering en evaluatie. Samen zorgen ze voor een productieve werkdag. Het vergt wellicht even wat oefening, maar met een juiste mix tussen to-do en done, kunt u ook patronen herkennen. Hoe kan het bijvoorbeeld dat bepaalde taken nooit op het done lijstje komen? De done lijst helpt u om uw verwachtingen én de realiteit aan elkaar te verbinden. Hierdoor begint u iedere dag opnieuw met een efficiëntere to-do lijst!