Verhuizen naar een kleiner kantoor? Overweeg deze 4 zaken

Werken van 9 tot 5 lijkt definitief tot het verleden te behoren. Steeds meer bedrijven kiezen voor kortere werkweken, geven medewerkers mogelijkheid om op afstand te werken of hebben simpelweg minder mensen nodig voor hetzelfde werk. Een groot kantoor met een fikse huur wordt daardoor steeds vaker overbodig. Kan uw bedrijf baat hebben bij een kleinere werkruimte? Neem deze zaken in overweging.

1. Is alle huidige kantoorruimte in gebruik?
De eerste vraag die u uzelf kan stellen, is of alle kantoorruimte die u tot uw beschikking heeft ook echt in gebruik is. Daarbij is het belangrijk om een verschil te maken tussen of er lege ruimtes zijn en of de ruimtes efficiënt ingericht zijn. Misschien zou er met een andere kantoorindeling veel meer werkruimte beschikbaar zijn. Hou hierbij wel het comfort van uw medewerkers in het oog. Natuurlijk kunt u vier medewerkers kwijt in dat kantoor, maar zullen ze zich dan ook nog prettig voelen op hun werkplek?

2. Bespaart u geld door naar een kleiner kantoor te switchen?
Gaat u minder huur betalen als u naar een kleiner kantoor verhuisd? Of zijn er juist andere kosten die toenemen als u naar een kleinere locatie gaat? Bepaal wat u doel is met de verhuizing en of het (financieel gezien) slim is om te verhuizen. Door de overwegingen die u bij het vorige punt al heeft gemaakt, heeft u waarschijnlijk een beter idee van de ruimte die u nodig heeft. Gebruikt u bijvoorbeeld 20 vierkante meter kantoorruimte niet, dan kunt u op zoek gaan naar een kantoor dat kleiner en goedkoper is om te huren. Zelfs met een huurprijs die 150 euro lager uitvalt, bespaart u op jaarbasis toch nog 1800 euro. Bovendien kost een kleinere kantoorruimte wellicht minder energie om te verwarmen, waardoor de kosten nog iets lager uitvallen.

Zijn de financiële voordelen nihil? Dan kan het ook voordelig zijn om uw huidige kantoorruimte te behouden en het deel dat ‘over’ is beschikbaar te stellen aan bijvoorbeeld zelfstandigen. Voor hen kan het heel voordelig zijn om een eigen bureau te hebben voor 200 tot 400 euro per maand.

Overweeg meer dan alleen de huur. Misschien kan verhuizen naar een kleiner kantoor vervelend uitpakken als u daarmee de groeipotentie van uw bedrijf schaadt. Daarover leest u meer in het volgende punt.

3. Wat is het effect van downsizen op uw groeiplannen?
Of u nou ZZP’er bent of een groot bedrijf onder uw hoede heeft, iedereen wil dat zijn of haar bedrijf successen boekt. Als u erover nadenkt om te verhuizen naar een kleiner kantoor, overweeg dan uw bedrijfsdoelen. Zowel voor de korte als de lange termijn. Wat verwacht u aan kantoorruimte nodig te hebben over bijvoorbeeld twee jaar? Te vaak verhuizen kost behoorlijk wat geld en is niet efficiënt. Kijk dus niet alleen naar de situatie nu, maar ook naar wat u de komende jaren verwacht.

4. Is downsizen praktisch?
Betekent een kleiner kantoor dat u minder goed bereikbaar bent voor uw klanten? Of moeten er medewerkers op een andere manier gaan werken? Weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af voordat u een beslissing neemt. Als de verhuizing naar een kleiner kantoor betekent dat u een deel van uw klanten verliest, dan kan het slim zijn om alles nog eens te overwegen.

Verhuizen naar een kleiner kantoor betekent overigens niet dat uw bedrijf niet langer kan groeien. Het kan bijvoorbeeld betekenen dat u uw werk efficiënter en effectiever kunt doen. Een kleinere werkruimte kan er ook voor zorgen dat medewerkers productiever zijn. Bijvoorbeeld omdat mensen minder snel geneigd zijn om even iets voor zichzelf te doen als er collega’s vlakbij zitten.

Het is belangrijk om uit te gaan van wat u nodig heeft. Als er te veel ruimte is op kantoor, wordt het waarschijnlijk wel gebruikt, maar effectief is anders. Stap over naar een kleinere werkruimte, kijk of het mogelijk is om een kleiner deel van uw bestaande kantoor te huren, of verhuur de overbodige ruimte aan ZZP’ers.