Stress rond de jaarafsluiting

Directies en besturen verlangen naar de cijfers over het afgelopen jaar. Dat levert op de Administratie de nodige hectiek op. Behalve het afsluiten van het oude jaar, moeten nieuwe administraties geopend worden. Het is elk jaar weer hetzelfde liedje: stress op de werkvloer!

De jaarcijfers
In hoeveel organisaties kennen we dit fenomeen niet? Tegen het einde van een kalenderjaar lopen de gemoederen hoog op. Het management wil informatie om het nieuwe jaar veilig binnen te kunnen sturen. Men wil z.s.m. weten hoe het (bijna) afgelopen jaar gedraaid is. Op de Administratie komen in deze tijd nog veel mutaties binnen. Zowel de afrondende verkoop- en inkoopfacturen, als de bankmutaties. Aan het begin van het nieuwe jaar zijn de memoriaalboekingen (waaronder de afschrijvingen, interne afstemmingen en correctieboekingen) aan de orde. Dit alles moet geordend, op rolletjes, verlopen om een zo goed en efficiënt mogelijk resultaat te bereiken.

De nieuwe administratie
Tegelijk zijn er de eerste handelingen voor het nieuwe boekjaar. Zaken de debiteuren- en crediteurenadministratie moeten up-to-date blijven. De gangbare processen kunnen niet losgelaten worden omwille van de jaarcijfers. Het heden mag zogezegd niet lijden onder het verleden. Er zijn dubbele series mappen in gebruik, zowel digitaal als fysiek. Dat vergt een goede organisatie van de bestandsinrichting en van de kastruimte. Voor dit alles is natuurlijk stressbestendigheid van de medewerkers noodzakelijk. Een efficiënte indeling van het kantoor is daarbij een goed hulpmiddel. Als iedereen weet waar de gegevens te vinden zijn, c.q. opgeborgen moeten worden, komt dat het welzijn van de medewerker èn van de organisatie ten goede.

Effect van kantoorinrichting
Het effect van de kantoorinrichting op de stress rondom de jaarafsluiting is ongekend. Niet alleen de omvang van de ruimte en de vormgeving van het meubilair, maar ook de lichtinval en het kleurgebruik spelen een belangrijke rol. Wat denkt u dat er met de stress in deze tijd van het jaar gebeurt, als er bijvoorbeeld veel roodtinten in het kantoor verwerkt zijn? Er ligt rode vloerbedekking, er hangen overwegend rode posters aan de muur, de stoelen hebben rode stof en zelfs de gebruikte ordners zijn rood. Zou dit de rust ten goede komen? Of zou dit werken als een rode lap op een stier? Hiermee zeggen wij natuurlijk niet, dat het gebruik van rood te allen tijde verkeerd is. Maar het is wel belangrijk om bewust stil te staan bij de gevolgen van uw keuzes.

Tot slot
Een goed, deskundig advies opvragen en opvolgen – ook over uw kantoorinrichting – kan u helpen bij het bereiken van een grotere efficiency in uw organisatie. Bij Archiefkasten-shop helpen wij u vanzelfsprekend graag, als u vragen heeft over de mogelijkheden op het gebied van kantoorinrichting.