Stress op het werk, ook op kantoor?

Stress komt in vele werkgebieden voor en gaat ook mensen die in een kantoor werken soms niet voorbij. Helaas. In feite wil niemand door stress getroffen worden en toch overkomt het velen. De manager, de leidinggevende of de medewerker/ster kunnen vroeg of laat voor de bijl gaan. Het enige wat alle betrokkenen te doen staat is proberen om stress te voorkomen. Het gaat dus niet om gezonde stress die tijdelijk optreedt vanwege een moeilijke klus. In dit geval komt stress aan de orde die kan leiden tot overspannenheid of een burn-out en aan de andere kant welke bijdrage geleverd kan worden om stress te voorkomen. Daarbij gaat het om een gezamenlijke aanpak, waar iedereen een aandeel in kan hebben.

Eerst iets tastbaars, de werkomgeving.
Het helpt enorm als de werkomgeving goed verzorgd is en de juiste middelen aanwezig zijn. Functionele bureaus, hoogte instelbaar, prettige verlichting, voldoende bergruimte en ook loopruimte. Niet goed en traag werkende hardware of software is een van de meest voorkomende bronnen van ergernis. Een opgeruimd kantoor geeft daarentegen een gevoel van overzichtelijkheid. Daaraan kan letterlijk iedereen een bijdrage leveren.

Te grote werkdruk kan iedereen naar de keel grijpen.
Desondanks is zo’n situatie niet altijd te voorkomen vooral omdat het soms piekperiodes zijn. In Nederland zijn we niet zo paniekerig ingesteld. Er voor uitkomen dat wij het even niet zien zitten, is niet onze sterkste kant. Toch kan het heel goed helpen om in voorkomende gevallen te grote spanning bespreekbaar te maken. Een oplossing in een dergelijke situatie wordt veel sneller gevonden als leidinggevende en medewerkers een deal hebben om er open over te praten. Hulp vragen is geen schande maar de zaak onnodig vast laten lopen leidt meestal tot een conflict. Bovendien is bekend dat iemand die om hulp gevraagd wordt het fijn vindt om aan de oplossing bij te dragen.

Sluipende stress veroorzakers.

In dit geval geen insecten maar wijzelf, de werkende mens. Voorbeelden:

  • Een overladen mailbox. Wie niet weet dat zijn/haar box volgelopen is schuift in feite de problemen voor zicht uit. Wie het wel weet en er niets aan doet of wil doen veroorzaakt problemen bewust. De mailbox heeft bijna de fysieke post vervangen. Die laatste werd altijd ’s ochtends verdeeld en gelijk kon er op basis van prioriteit een verdeling gemaakt worden. Misschien moet er wel afgesproken worden dat elke avond iedereen even op een gezamenlijk scherm meldt hoeveel er nog in de mailbox zit dat afgehandeld of beantwoord had moeten worden. Even terzijde, een klant of relatie verwacht dat aan een e-mail evenveel waarde wordt gehecht als vroeger aan een brief.
  • Als er iets rust geeft is het een overzichtelijk bureau. Toch zijn die er niet zoveel. Het betreft hier uiteraard geen kantoor met wisselwerkplekken. Veel zit opgeslagen in de computer. Dat kan overigens ook een vorm van verstoppen zijn. Het papierloze tijdperk is voorlopig nog niet in zicht, dus papier en dossiers op bureaus bestaan zijn nog steeds. Dreigt er een onoverzichtelijke situatie dan is de menselijke reactie al snel om een moeilijk dossier onderop te leggen. Die werkwijze geeft even opluchting maar het lost niets op. Een volgorde van een stapel kan men beter indelen als: a. wat is er afgesproken of toegezegd en b. hoe groot is het belang. En het aardige is door eerst de pijndossiers af te handelen lijken de overige dossiers peanuts.
  • Tot slot beslissingen nemen. Het is wetenschappelijk bewezen dat het uitstellen van beslissingen een grote stress veroorzaker is. Ongeacht de functie in een kantoor, wie een beslissing uitstelt blijft erover piekeren. Vaak ook buiten werktijd. Het gaat dus niet om even de tijd nemen om de beste oplossing te zoeken, maar gewoon niet de knoop doorhakken. Door wel een beslissing te nemen, desnoods samen met een ander, ontstaat grote opluchting ongeachte hoe die beslissing later uitpakt. De last van de beslissing is van de schouders gevallen. Zou er geen beslissing genomen zijn dan had het probleem er nog steeds gelegen en bij kunnen dragen aan de stressvorming.
  • Stress kan men voorkomen door aandacht voor materiële zaken te hebben maar evengoed voor de menselijke factoren.