Een kantoor kan niet zonder archiefkasten

Met papier werken mag dan in de toekomst gaan verdwijnen, het proces gaat o zo langzaam. De technologische ontwikkelingen ten spijt, het papierloze werken volgt in een trager tempo. De helft van administratief werkende Nederlanders ziet een kantoor zonder papier in de toekomst wel zitten. De andere helft reageert in de trend van “nu nog even niet”. Om tal van redenen vinden velen dat uitprinten nog steeds nodig is en hun belangrijkste argumenten zijn:

  • Het leest gemakkelijker.
  • Digitaal niet geschikt voor alle projecten.
  • Niet alle ruimtes hebben onderling digitale verbindingen.
  • Documenten met een klant doornemen is op papier handiger.
  • Niet alles is al digitaal beschikbaar zoals folders en handleidingen.

Digitaal of op papier; ordenen en overzicht zijn belangrijke factoren
Iemand met onoverzichtelijke stapels papier op zijn/haar bureau creƫert een eigen chaos. Als een bedrijfssysteem niet goed georganiseerd is zal het op de werkplekken al snel onoverzichtelijk worden. Als de gebruiker van het systeem op de werkplek er een rommeltje van maakt wordt het bedrijfsproces ook verstoord. In dergelijke gevallen wordt al snel de printer ingeschakeld om op de traditionele manier verder te werken. De oplossing moet uiteindelijk in het systeem, de software of de discipline gezocht worden.
Dezelfde discipline is ook nodig op plaatsen waar een papieren administratie de hoofdrol speelt. Een ongeorganiseerd bureau is een duidelijk signaal dat de werkdiscipline niet optimaal is of wellicht de werkdruk te hoog.

Een kantoor vraagt dus nog steeds om kastruimte.
Door de combinatie van digitaal en papier is het des temeer noodzakelijk om goed en parallel te ordenen. Kasten, in welke vorm en uitvoering dan ook, zijn nog steeds het beste hulpmiddel. Niet om stapels papier uit het zicht te houden maar als overzichtelijke berging. De inrichting van de kasten is dus even belangrijk en gelukkig zijn daar hulpmiddelen genoeg voor verkrijgbaar. Naast het digitale deel van een administratie zijn er, behalve de uitgeprinte zaken, nog vele andere papiersoorten in omloop. Denk daarbij aan folders, handleidingen, brochures, voorgedrukte documenten, enveloppen en verpakkingen. En dat alles vraagt om berging.

Ook voor een hip kantoor zijn er functionele kasten.
De tijd dat kasten, ongeachte het formaat, alleen in grijs leverbaar waren ligt ver achter ons. Zowel in maatvoering, in kleuren of houtsoorten is nu een heel gamma leverbaar. Zo kunnen kasten, samen met de bureaustoelen, in een kantoorruimte voor leuke kleuraccenten zorgen. Passende kasten zijn er overigens ook voor directieruimtes, bij balies en bespreekruimtes.
De noodzaak om voorlopig kasten te blijven gebruiken om goed overzicht te houden zal snel zichtbaar blijken door gewoon eens door de kantoorruimte (s) te lopen en waar te nemen hoeveel papier er nog in de organisatie omgaat.