Grijs of kleurig, rustig of druk: het belang van een goede kantooromgeving.

Het is altijd de vraag welke werkomgeving het beste is voor werknemers in een kantooromgeving; wat vinden ze zelf het prettigst en wanneer zijn ze het meest productief? Is werken in totale vrijheid het fijnst of wil iedereen eigenlijk toch liever meer regels? In dit kader is een sociaal experiment dat in Eindhoven is gedaan, erg interessant. In het voormalig museum MU heeft ontwerpbureau KNOL een tijdelijke werkplek gecreƫerd voor flexwerkers. Niemand, behalve de meewerkende sociaal-planoloog en interieurontwerper, wist dat het hier ging om een experiment.

De flexwerkkplek opende de deuren en gedurende een periode van vier weken veranderde de sfeer en aankleding van de ruimte van een soort speeltuin naar een grijze kantoorruimte. De eerste week stonden meubels kris kras door elkaar, hing er bijvoorbeeld een schommel, stond er een bed, waren de wanden gekleurd, er speelde achtergrondmuziek, er was een knuffelkonijn en vriendelijke medewerkers liepen rond en maakten een praatje met de mensen die er kwamen werken. Regels waren er niet en ook geen duidelijke openings-en sluitingstijden. In de volgende weken wordt er steeds iets aangepast en wordt de ruimte langzamerhand steeds meer omgeturnd tot een traditionele, grijze kantoorruimte met grijze cubicles,TL-licht en een streng kijkende man geprojecteerd op de muur. Iedere flexwerker krijgt een afgebakende ruimte toegewezen en een vast bureau. De naam van de flexwerkkplek werd ook veranderd van ‘Out of Office’ in ‘Office’. De openingstijden werden in de loop van de periode van vier weken ook steeds beperkter.

De eerste week kwamen vooral veel hipsters, creatieve geesten. Ze bleven wel een paar uur hangen, liepen rond, vergaderden en praatten wat, maar geconcentreerd werken werd niet gedaan.
In de tweede week, het bed en de schommel waren weg en maakten plaats voor bureaus, kwamen meer studenten en mensen die in hun eentje werken. Ze liepen minder rond en maakten minder contact met de anderen. In de derde week was ook het konijn verdwenen en kwam er een tafel met een stoel. De kleuren verdwenen langzamerhand ook. Mensen kwamen nu minder lang en kletsten nu helemaal niet meer met elkaar. De laatste week waren er alleen nog hokjes met bureaus met rechte stoelen, geen kleur, geen muziek, fel TLlicht en de virtuele strenge man op de muur.

Flexwerkers vulden een enquete in en daaruit bleek dat de productiviteit in de ‘strenge’ weken verbeterde. Hun plezier nam echter in de loop van de vier weken wel af. Men kon dus geconcentreerder werken als de omgeving soberder was. In de derde week van het experiment voelden de flexwerkers zich het beste. In een vrij strikte werkomgeving met traditionele werktijden, maar nog wel wat kleur om zich heen en de mogelijkheid om bijvoorbeeld nog aan een koffiebar te kunnen werken en niet alleen maar aan een bureau. De laatste week vond men het onprettigst.

Het experiment liep in vier weken van totale vrijheid naar totale controle. Allebei niet ideaal, maar wat is de gulden middenweg? Het is de bedoeling dat dit project nog een keer uitgevoerd wordt, maar dan over een langere periode zodat de veranderingen wat geleidelijker doorgevoerd kunnen worden.

Wel kan al geconcludeerd worden dat een kantoor met goede bureaus, bureaustoelen en archiefkasten, de productiviteit bevordert en dat voor werken met plezier en een daardoor blijvende arbeidsproductiviteit, enige aankleding in de vorm van planten, een koffiebar zeer gewenst is. De inrichting van de kantoorruimte is dus wel degelijk van belang.