De vergadertafel nader bekeken

We vergaderen in Nederland heel wat af met z’n allen. Van creatieve brainstorms tot intensieve afdelingsoverleggen tot inspirerende pop-gesprekken en informele bilateraaltjes: wekelijks brengen we aardig wat uurtjes in overleg met elkaar door. Een of meerdere speciaal daarvoor ingerichte vergaderruimtes met bijbehorend meubilair en ondersteunende middelen zijn dan ook vrijwel onmisbaar in elke organisatie.

Communiceren doen we de hele dag door. De manier waarop we dat doen, is van groot belang voor het resultaat. Maar ook wáár we met elkaar praten, is van invloed op de uitkomst van het gesprek. Zo heeft een aangename vergaderomgeving een positief effect op de gemoedstoestand van de deelnemers. Een prettige, comfortabele ruimte vormt samen met een zorgvuldig gekozen inrichting een positieve vorm van inspiratie voor de vergaderaars. Ook de tafel waaraan ze zitten speelt daarbij een belangrijke rol.

Technische aspecten
Geen wonder dus dat bij de keuze voor een vergadertafel over de verschillende aspecten goed nagedacht moet worden alvorens tot de aanschaf over te gaan. Voor de hand liggende kenmerken zijn bijvoorbeeld het gebruikte materiaal, duurzaamheid, stabiliteit en stevigheid. Maar ook veiligheid speelt is belangrijk; zitten er bijvoorbeeld geen scherpe randen of hoeken aan en is de onderkant glad afgewerkt? En doorgaans is het handig als een vergadertafel gemakkelijk verplaatsbaar – dus niet te zwaar – is.

Soorten communicatie

Vergadertafel driehoek Vergaderruimtes worden over het algemeen voor verschillende vormen van communicatie gebruikt. De vergadertafel dient dan ook multifunctioneel te zijn en goed aangepast te kunnen worden aan het wisselend gebruik. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfspresentaties, waarbij het van belang is dat de tafel dusdanig vormgegeven en in de ruimte geplaatst is dat iedereen goed zicht heeft op het projectiescherm. Ook speelt bij overleg de vorm van een vergadertafel een rol. Er zijn vormen te over: ovaal, rond, vierkant, driehoekig… Toch kiezen bedrijven veelal voor een ronde vergadertafel. En niet zonder reden: aan een ronde tafel kunnen de vergaderaars elkaar goed zien, wat ervoor zorgt dat geen van de aanwezigen op dat moment een dominante positie heeft.

Andere aspecten
Uiteraard heeft elke organisatie haar eigen, specifieke wensen. Het ene bedrijf heeft slechts één vergadertafel nodig, terwijl het andere juist verschillende soorten tafels voor uiteenlopend gebruik zoekt. En wordt er doorgaans formeel of informeel vergaderd? Hoe lang duren de vergaderingen? Hoeveel medewerkers telt het bedrijf? Hoeveel flexibiliteit is er vereist? Allemaal aspecten die mede bepalen welk type vergadertafel het meest geschikt is.