Bewaartermijnen bedrijfsdocumenten

Omdat de belastindienst tot vijf jaar belasting mag navorderen, is het voor particulieren verstandig om hun administratieve gegevens, zoals bankafschriften en loonstrookjes, vijf jaar te bewaren.
Het is echter niet wettelijk verplicht deze gegevens te bewaren.

Voor bedrijfsdocumenten zoals facturen, loonadministratie en jaarrekeningen, is dat echter anders: Bedrijven hebben de wettelijke plicht deze administratieve gegevens zeven jaar te bewaren. Het maakt hierbij niet uit of de gegevens op papier zijn vastgelegd of digitaal worden bewaard.

Vooral met (elektronische) facturen moeten bedrijven zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen te bewaren. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen. Deze facturen dienen bewaard te worden in hun oorspronkelijke vorm cq bestandsformaat. Als er een elektronische handtekening bij de factuur hoort, moet de factuur ook mèt die handtekening worden bewaard.

Hieronder een overzicht van de bewaartermijnen van een aantal belangrijke administratieve stukken:

Soort document Bewaartermijn
Jaarrekening, winst- en verliesrekening, accountantsverklaring 7 jaar
Grootboek, debet-credit, in- en verkoop, voorradadministratie 7 jaar
Loonadministratie 7 jaar
Facturen voor omzetbelasting 7 jaar
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed 9 jaar
Interne email 7 jaar
Afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden 7 jaar
Administratie oprichting/ontbinding rechtspersoon 7 jaar
Identificatiebewijs 5 jaar na einde dienstverband
Arbeidsovereenkomst met evt. wijzigingen 2 jaar na einde dienstverband
Sollicitatiebrieven (afhankelijk van toestemming) 1 maand of 12 maanden
Verslag functioneringsgesprek 2 jaar
Tijdsregistratie tot 1 jaar na registratie
Subsidieadministratie 10 jaar

Wanneer de officiële bewaartermijn verstreken is, dient het bedrijf de informatie op de juiste manier te vernietigen in een papier- en CDvernietiger met een hoog veiligheidsniveau. Bij grote hoeveelheden kan een bedrijf dit ook extern laten doen door een gecertificeerd papiervernietigingsbedrijf.