8 tips om uw archiefkast te organiseren

We leven in een digitale wereld. Toch wordt er bij veel bedrijven ook nog veel geprint. Soms omdat het noodzakelijk is, maar ook omdat veel werknemers nog steeds prettiger lezen vanaf papier dan vanaf een beeldscherm. Maar al dat papierwerk, dat moet ergens heen! Gelukkig zijn daar verschillende oplossingen voor, zoals een archiefkast. Maar hoe zorgt u nou voor een overzichtelijk archief? In dit artikel geven we 8 tips.

Opruimen; voor veel mensen niet hun favoriete bezigheid. Toch zorgt een opgeruimde werkplek vaak ook voor een opgeruimd hoofd. Met een goed archiveersysteem zorgt u dat u alle benodigde documenten binnen no time kunt terugvinden.

1. Kies de juiste archiefkast
Een goed systeem begint bij de juiste archiefkast. Er zijn veel mogelijkheden, zoals hangmappenkasten, roldeurkasten, brandwerende archiefkasten of design archiefkasten. Voor welke optie u kiest, is afhankelijk van het doel van de kast. Wilt u zeker weten dat belangrijke documenten veilig zijn bij bijvoorbeeld een brand? Dan zult u eerder kiezen voor een brandwerende archiefkast. Wilt u uw kantoor stijlvol aankleden? Dan is een design archiefkast een goede keuze. Benieuwd welke kast bij u past? Lees deze tips.

2. Bepaal een archiveersysteem
Een archiefkast zonder archiveersysteem is als een boekhouder zonder rekenmachine: behoorlijk onhandig. Kies dus van tevoren een archiveersysteem dat u zelf prettig vindt. U kunt dit zo gedetailleerd maken als u zelf wilt. Deelt u de kast met een aantal collega’s? Denk dan samen na over een goed systeem waar jullie allemaal mee kunnen werken. Een paar voorbeelden op basis waarvan u uw documenten kunt organiseren:

  • Alfabetisch
  • Numeriek
  • (Bedrijfs)naam
  • Projectmatig
  • Deadline
  • Onderwerp

Het is misschien verleidelijk om een mapje ‘Overige bestanden’ aan te maken, maar u zult zien dat u een dergelijke archiefmap al snel voor meer onderdelen gaat gebruiken. Zorg dus voor een sluitend archiveersysteem.

3. Kies de juiste accessoires
Naast de keuze voor een archiefkast, is ook de inrichting van de kast belangrijk. Met de juiste accessoires maakt u het straks een stuk gemakkelijker voor uzelf. Kies bijvoorbeeld voor hangmappen, ordners, interieurs voor ladekasten of planken om uw documenten overzichtelijk te kunnen bewaren. Labels op mappen of kasten kunnen ook helpen om overzicht te houden.

4. Sorteer de bestanden
Een nieuwe archiefkast of een nieuw archiveersysteem zijn een mooie aanleiding om eens kritisch door uw bestanden heen te gaan. Sommige projecten zijn misschien afgerond en andere papieren zijn wellicht niet langer nodig om te bewaren. Blijf kritisch op wat u bewaart en wat u weggooit, zelfs als u voldoende ruimte heeft om alle documenten te bewaren. Het is misschien verleidelijk om alles in de kast te doen, hij staat er immers niet voor niets! Maar een goede archiefkast is overzichtelijk en te veel onnodige documenten zorgt juist voor het tegenovergestelde effect. Gooi documenten die weg kunnen (en ook weg mogen) in de prullenbak of haal ze door de papierversnipperaar. Weet u niet zeker of een document overbodig is? Overleg dan eerst met een collega!

5. Maak een lijst van bestanden
Voor een helder overzicht van welk document waar te vinden is, is het verstandig om een lijst te maken. Dit kan gewoon in een simpel tekstdocument. Begin met de hoofdonderdelen van het archiveersysteem dat u gekozen heeft. Kiest u bijvoorbeeld om per project te organiseren? Maak dan een lijstje van de verschillende projecten en noteer per project welke documenten er in de archiefkast te vinden zijn. Dit is handig als uw werk tijdelijk overgenomen moet worden door een collega of als u van uzelf weet dat u het lastig vindt om te onthouden welk document waar is opgeborgen.

6. Wen aan uw archiveringssysteem
Net zoals bij veel nieuwe dingen, kan het zijn dat het wat tijd kost voordat u gewend bent aan deze nieuwe manier van werken. Zorg daarom dat het archiveren van documenten een gewoonte wordt. Komt er een nieuw project binnen? Maak een nieuwe map aan en organiseer direct de belangrijkste bestanden in die map. U zult zien dat het in een mum van tijd een gewoonte wordt waar u veel tijd mee bespaart! Merkt u na een tijdje dat het systeem niet fijn werkt? Wees dan niet bang om over te stappen naar een andere manier van archiveren. De meeste archiefkasten zijn prima geschikt voor verschillende doeleinden!

7. Organiseer de archiefkast regelmatig
Besteed jaarlijks even wat tijd aan het (her)organiseren van uw archiefkast. Heeft u heel veel papierwerk? Dan kan het verstandig zijn om dit elke zes maanden of zelfs ieder kwartaal te doen. Documenten die niet langer bewaard hoeven worden, kunnen uit de kast en maken zo weer ruimte voor nieuwe projecten. Door jaarlijks een vast moment te nemen om dit te doen, zorgt u voor een overzichtelijke archiefkast waar u de rest van het jaar profijt van heeft.

8. Overweeg om sommige bestanden te digitaliseren
Sommige documenten hoeven niet per se op papier bewaard te worden, maar zijn wel handig om als naslagwerk beschikbaar te houden. Controleer in zo’n geval of u ook een digitale versie van het document heeft (of digitaliseer het document) en versnipper het papieren exemplaar. Voor uw digitale archief kunt u hetzelfde systeem aanhouden als voor uw papieren archief. Zo blijft het geheel overzichtelijk.

Op welke manier heeft u uw archief georganiseerd?