7 tips om uitstelgedrag te voorkomen

De deadline van een groot project dat u moet afronden nadert, maar op de een of andere manier lijkt dit ook het beste moment om aan allerlei andere taken te gaan werken. Herkenbaar? U voelt zich misschien productief, maar terwijl u druk bezig bent uw to-do’s af te vinken die pas over een maand klaar moeten zijn, ligt dat project dat morgen af moet, onaangeroerd op uw bureau.

Uitstelgedrag is een val waar u gemakkelijk intrapt. Maar met een helder plan en een goed georganiseerd kantoor blijft u al die belangrijke deadlines de baas. Wanneer u gestructureerd werkt, zult u zien dat u makkelijker kunt prioriteren zonder de kleine taken uit het oog te verliezen. Er zijn talloze mogelijkheden om uw werkplek netjes te houden en uitstelgedrag te voorkomen, maar het is belangrijk om een manier te vinden die bij u past. Wellicht dat een aantal van deze zeven tips u op weg kan helpen.

1. Schrijf het op

Bent u visueel ingesteld en ziet u graag het grote plaatje voordat u van start gaat? Dan is een whiteboard een goede eerste stap om uw uitstelgedrag aan te pakken. Update uw lijst met taken een keer per week of per dag en zie welke to-do’s uw aandacht vereisen. Een whiteboard dat in uw kantoor hangt is vrijwel onmogelijk om te negeren, in tegenstelling tot wanneer u uw belangrijke taken op een notitiebriefje schrijft of in een document op uw computer bijhoudt. Op deze manier wordt u regelmatig geconfronteerd met uw to-do’s.

2. Knip taken op

Als u wel overzicht heeft over uw taken, is het wellicht een uitdaging om te bepalen wat u eerst gaat doen. Vaak zijn mensen geneigd om hun taken enorm groot te maken, waardoor het heel veel tijd vergt om ze af te ronden. Beter is om taken op te delen in kleinere stukjes, waardoor u sneller to-do’s af kunt vinken. Dat klinkt misschien nutteloos, maar zo’n vinkje is belangrijk om uzelf het gevoel te geven dat u vooruit komt.

3. Kies een manier die bij u past

Misschien is een whiteboard niets voor u. Dat kan! U werkt liever op een andere manier en daar moet u uzelf zeker de ruimte voor geven. Weet u nog niet welke manier voor u goed werkt? Probeer het eens uit! Vraag aan collega’s hoe zij het overzicht houden over hun taken. Hoort u een manier die u aanspreekt, dan is het een kwestie van uitproberen.

4. Koop een agenda of bedenk een archiveer systeem

In de digitale wereld is het bijna ouderwets om met een papieren agenda rond te lopen en een archiveer systeem is voor uw gevoel misschien al helemaal niet van deze tijd, maar toch bieden deze manieren voor sommige mensen veel houvast. Gebruik de agenda niet specifiek om uw afspraken in bij te houden, maar juist om uw taken te plannen. Reken daarbij terug wanneer een project klaar moet zijn en splits de grote taak op in kleine stukjes. Werkt u nog veel met papierwerk? Dan is een goede archiefkast eigenlijk onmisbaar voor u. Het houdt uw bureau netjes én het zorgt ervoor dat u gemakkelijk belangrijke papieren kunt terugvinden op het moment dat u ze nodig heeft. U kunt een archiefkast natuurlijk precies zo indelen als u wilt. Bijvoorbeeld gesorteerd op deadline, in plaats van op onderwerp.

5. Begin met moeilijke taken

Als u last heeft van uitstelgedrag, kan georganiseerd werken en prioriteren enorm helpen om uw deadlines te halen. Als u eenmaal weet wat u moet doen, laat u dan niet verleiden om te gaan multitasken. Multitasken is namelijk altijd minder productief dan wanneer u zich op één taak tegelijkertijd focust. Kies ervoor om de meest ingewikkelde to-do’s als eerste te doen. Dit staat bekend als de ‘eat that frog’-methode. Doet u de moeilijkste taak direct als eerste, dan voelen de to-do’s die u later op de dag moet afronden veel gemakkelijker. In plaats van die vreselijke taak uit te stellen, pakt u een kop koffie of thee, gaat u achter uw bureau zitten en rond u die taak direct af. Wedden dat u zich daarna super voelt?

6. Gun uzelf een beloning

Veel mensen laten zich gemakkelijker motiveren als er een beloning tegenover staat. Kijk of er een gemakkelijke manier is om uzelf te belonen als u een ingewikkelde of grote taak hebt afgerond. Het kan van alles zijn: van vijftien minuten op social media of een lekkere lunch bij de bistro op de hoek als u een grotere taak kunt afvinken. Het kan zelfs voor meer energie zorgen als u na een beloning weer aan het werk gaat.

7. Ga ergens anders heen

Hoe vaak zit u in dezelfde ruimte, achter hetzelfde bureau op dezelfde bureaustoel te werken? Misschien ging u als student juist naar de bibliotheek of naar een koffiebar als er een belangrijke taak op de planning stond. Een andere omgeving kan helpen om met hernieuwde energie aan de slag te gaan. Niet alleen omdat u op een andere plek bent, maar ook omdat er weinig andere dingen te doen zijn dan werken. Zijn er geen mogelijkheden om buiten de deur te werken? Kijk dan of u op een andere plek in het kantoor kunt zitten. Doet u dit regelmatig als u een belangrijke taak moet afronden, dan linken uw hersenen een bepaalde ruimte met productiviteit. Tegelijkertijd neemt dit ook de negatieve associaties die u heeft opgebouwd met uw eigen werkplek weg.